La protección de la información en Microsoft 365

En una época en la que los datos se han vuelto cada vez más importantes para los negocios, proteger la información confidencial y sensible es una obligación. El crecimiento del uso de las tecnologías digitales, la globalización y la interconexión de sistemas han expuesto a las empresas a una serie de amenazas y riesgos de seguridad cibernética sin precedentes.

La pérdida y la filtración de datos puede tener graves consecuencias para las empresas. Según un estudio publicado por IBM, el coste medio  global por empresa de una vulneración de datos ha aumentado hasta los 4,01 millones de euros en 2023, cifra que supone un máximo histórico desde que se realiza el informe (2005).

Más allá de las consecuencias económicas, el robo y la pérdida de datos confidenciales producen daños a la reputación, sanciones legales y pérdida de confianza de los clientes.

Todo esto nos invita a tomar medidas para proteger la información en las herramientas que utilizamos en el día a día como Microsoft 365. En esta plataforma podemos controlar la información confidencial que gestionamos con soluciones clave para ello, como etiquetas de sensibilidad.

¿Qué son las etiquetas de sensibilidad y cómo funcionan?

Microsoft utiliza las etiquetas de sensibilidad como una manera de clasificar y proteger documentos o correos electrónicos mediante etiquetas que se basan en privilegios de visibilidad. Actualmente, estas etiquetas de sensibilidad están integradas en Office 365 como parte de la funcionalidad de Seguridad y Cumplimiento, pero su uso requiere una licencia de Office 365 E3/E5.

Además, la misma funcionalidad de etiquetas de sensibilidad está disponible en Azure Information Protection.

Con estas etiquetas inteligentes se pueden clasificar y etiquetar automáticamente los documentos y correos electrónicos según el nivel de confidencialidad.

Con las etiquetas de sensibilidad, más fácil identificar la información confidencial

Esta clasificación facilita la identificación y gestión de la información crítica  al permitir establecer de manera precisa y eficiente los niveles de protección y acceso adecuados para los documentos y correos electrónicos.

Al aplicar estas etiquetas, se pueden diferenciar de forma sencilla los contenidos que tienen información crítica, confidencial o de alto valor estratégico de aquellos que son de naturaleza menos delicada.

Además, las etiquetas de sensibilidad y las políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) en Microsoft 365 ayudan a controlar y proteger la información confidencial.

Control y protección de la información con las etiquetas de sensibilidad de Microsoft 365

Estas herramientas permiten establecer políticas personalizadas para prevenir la divulgación no autorizada de datos críticos y garantizar el cumplimiento normativo.

Con la capacidad de personalizar las etiquetas según las necesidades específicas de la empresa, es posible definir claramente qué tipos de datos se consideran confidenciales o críticos, y qué acciones están permitidas o restringidas para cada categoría. Esto facilita el control granular sobre quiénes pueden acceder, compartir o modificar ciertos documentos y correos electrónicos, reduciendo así el riesgo de exposición no deseada.

Otro beneficio que ofrecen estas etiquetas es el cumplimiento normativo. Al tener etiquetas de sensibilidad que se alinean con las regulaciones y estándares de la industria, la empresa puede demostrar una gestión responsable de la información y una diligencia adecuada en la protección de datos confidenciales. Esto es especialmente relevante en entornos empresariales donde el incumplimiento de normativas puede dar como resultado sanciones financieras, pérdida de reputación y daños a la marca.

¿Por qué utilizar etiquetas de sensibilidad y DLP en Microsoft 365 ayuda a las organizaciones a cumplir con regulaciones normativas de privacidad como el RGPD?

Las etiquetas de sensibilidad ayudan a cumplir con los requisitos reglamentarios y las políticas internas mediante la aplicación de una clasificación y protección uniformes en todos los datos que gestiona la empresa.

Además de aplicar una clasificación y protección uniforme en los datos, el uso de etiquetas de sensibilidad y la prevención de pérdida de datos (DLP) en Microsoft 365 ofrecen varias características clave que contribuyen, significativamente, al cumplimiento de regulaciones normativas de privacidad, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Con estas etiquetas, se pueden identificar y proteger los datos personales de acuerdo con las políticas de privacidad establecidas y también se pueden prevenir las filtraciones y las fugas de datos. Esto permitirá cumplir con el artículo 33 del RGPD que obliga a la notificación de brechas de datos personales a la Autoridad de Control.

Por otro lado, las etiquetas de sensibilidad permiten cumplir con la exigencia del RGPD de obtener el consentimiento informado de los titulares de los datos antes de procesar su información personal. Con las etiquetas se pueden establecer políticas que requieran consentimiento antes de compartir ciertos datos o restringir el acceso a la información hasta que se obtenga la aprobación correspondiente.

Además, las etiquetas garantizan los derechos de los titulares de los datos que trata de preservar el RGPD. Al clasificar adecuadamente los datos con etiquetas de sensibilidad, las organizaciones pueden identificar y responder de manera más eficiente a las solicitudes relacionadas con los derechos que tienen los titulares de los datos sobre sus datos personales, como son el derecho al acceso, rectificación, eliminación y portabilidad.

Todos estos beneficios, las empresas los tienen a su alcance gracias a la aplicación de las etiquetas de sensibilidad de Microsoft 365, que además aumentan productividad y son muy fáciles de utilizar.

Aumenta la productividad con las etiquetas de sensibilidad de Microsoft 365

Las funcionalidades de las etiquetas de sensibilidad y DLP de Microsoft 365 están diseñadas para ser intuitivas y fáciles de usar.

Estas se pueden aplicar de forma manual o automática y, aunque el administrador no haya habilitado el etiquetado automático, es probable que haya establecido un sistema que exija la asignación de etiquetas a todos los archivos y correos electrónicos en Office.

Esto obliga a asignar una etiqueta a todos los archivos, ya que, de lo contrario, no se podrá guardar un archivo de Word, Excel o PowerPoint ni enviar un correo electrónico a través de Outlook.

Los usuarios pueden aplicar etiquetas de sensibilidad con unos pocos clics. Tan solo tendrán que dirigirse a la pestaña de inicio de Microsoft 365, seleccionar Confidencialidad y elegir la etiqueta de sensibilidad que se aplica al archivo o al correo electrónico en cuestión.

Para quitar una etiqueta de sensibilidad que ya se haya aplicado a un archivo, tan solo habrá que anular la selección del menú Confidencialidad. Así de sencillo.

Estas etiquetas facilitan la colaboración segura y el intercambio de información dentro y fuera de la organización, ya que garantizan que cada archivo o correo electrónico esté correctamente clasificado y controlado. De esta manera, se evita que archivos maliciosos no controlados comprometan la productividad y afecten la eficiencia del flujo de trabajo.

¿Quieres proteger la información en Microsoft 365? En SCC podemos ayudarte a mejorar la seguridad en este entorno para que puedas aumentar la protección de los datos y la productividad de tu organización.