En los últimos años, el trabajo híbrido se ha multiplicado, ya que aporta muchas ventajas tanto a los trabajadores como a las empresas. Entre otros beneficios, permite conciliar mejor la vida personal y laboral y aumentar la productividad al reducir las distracciones e incrementar la concentración. No obstante, una de las críticas más recurrentes es que reduce las interacciones cara a cara. Para responder a esta necesidad y mejorar los encuentros presenciales entre los empleados, Microsoft ha incorporado funciones únicas para mejorar el espacio de trabajo de Microsoft Teams (Microsoft Teams Smart Workplace).
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¿Cómo mejora la interacción presencial Microsoft Teams?
La presencia en el lugar de trabajo facilita las conexiones cara a cara, ya que permite registrarse en la app de Places y avisar a los compañeros de que se ha llegado a la oficina. Gracias a esta función, los usuarios pueden confirmar planes de trabajo con antelación, recibir recordatorios automáticos para registrar su presencia y consultar quiénes se encuentran ya en el edificio o quiénes tienen previsto acudir.
Además, Teams extiende este concepto de presencia a nivel de edificio mediante la capacidad de conectar periféricos. Cuando un empleado se conecta a un dispositivo en un escritorio reservable o en una sala BYOD, la aplicación detecta automáticamente el área exacta donde se encuentra.
La ubicación de trabajo en Teams ya incorpora la opción de indicar edificios completos, lo cual simplifica la coordinación entre distintos equipos distribuidos en un mismo campus. Al activar esta función, la presencia en el lugar de trabajo se actualiza automáticamente a un edificio específico cada vez que se inicia sesión en un periférico compatible. Además, esta característica se ha reforzado con reservas asistidas por IA, que sugieren espacios de trabajo óptimos según los patrones de afluencia y la agenda de reuniones para garantizar una experiencia más fluida y organizada.
Gracias a estas mejoras, Microsoft Teams no solo conecta a los empleados de forma virtual, sino que también refuerza el vínculo presencial en entornos híbridos.
Lo que vendrá con Copilot
Próximamente, Copilot recomendará los mejores días para venir a la oficina, según tus reuniones programadas y los planes de trabajo de tus compañeros. Esta funcionalidad analizará la agenda de cada usuario, así como la ubicación y disponibilidad del equipo, para proponer jornadas en las que la mayoría de participantes puedan coincidir presencialmente. De este modo, se fomentará una mayor colaboración en persona y se optimizará el uso de los espacios de trabajo compartidos.
Además, ayudará a analizar y explicar los datos clave y las tendencias en los gráficos de uso del espacio. Comparará las métricas de uso actuales (como la ocupación, el uso de escritorios y las reservas de salas) con periodos anteriores y destacará los cambios y tendencias importantes.
¿Por qué Microsoft Teams como aliado del trabajo híbrido?
1.- Productividad
Con Microsoft Teams no necesitas contactar a tus compañeros para saber qué días acudirán a la oficina ni si ya se encuentran en ella. De este modo, evitas intercambios de mensajes innecesarios y reduces esperas, lo que optimiza tu tiempo y te permite centrarte en tareas de mayor valor.
2.- Mayor trabajo colaborativo
Si un empleado está en la oficina, pero sus compañeros no lo saben, se puede perder una oportunidad valiosa de reunirse y colaborar en persona, lo que podría repercutir negativamente en la eficiencia y la calidad del trabajo.
3.- Mejor aprovechamiento de los espacios
Las reservas asistidas por IA y la opción de indicar edificios completos en Teams optimizan la gestión de salas y escritorios. Al sugerir espacios de trabajo óptimos según la afluencia prevista y la agenda de reuniones, se evita la sobrecarga de salas y se minimizan los desplazamientos innecesarios.
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