Microsoft Purview: gobierno y protección del dato en Microsoft 365

En el panorama actual, los datos se han convertido en el activo más valioso de cualquier empresa… y también en el más vulnerable. Ya no basta con levantar un “muro” alrededor de la oficina: la información viaja constantemente, se comparte a través de Microsoft Teams, se almacena en la nube y se consulta desde múltiples dispositivos.

El trabajo híbrido, el uso intensivo de aplicaciones cloud y la irrupción de la inteligencia artificial generativa han transformado por completo la forma en que se crea, se utiliza y se protege la información. En este contexto, contar con un gobierno y una protección adecuados del dato ya no es una opción, sino una necesidad estratégica para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo.

En este contexto, Microsoft Purview se posiciona como la plataforma unificada de Microsoft para el gobierno, la protección y el cumplimiento del dato, permitiendo a las organizaciones saber qué datos tienen, dónde se encuentran y, lo más importante, cómo protegerlos de forma eficaz dentro del entorno de Microsoft 365.

¿Qué es Microsoft Purview?

Microsoft Purview es la solución de Microsoft para conocer, clasificar, proteger y gobernar los datos de la organización, estén donde estén: correos electrónicos, documentos, dispositivos, aplicaciones en la nube o repositorios de datos.

Su propuesta se basa en tres grandes pilares:

• • Data Security (Seguridad del dato): evitar fugas, accesos no autorizados y usos indebidos de la información.
  • Data Governance (Gobierno del dato): saber qué datos existen, dónde están y cómo se utilizan.
  • Data Compliance (Cumplimiento normativo): ayudar a cumplir con normativas como RGPD, ISO, eDiscovery o retención de la información.

Todo ello desde una plataforma unificada, integrada con Microsoft 365 y apoyada en capacidades de inteligencia artificial.

E3 vs. E5: ¿Qué nivel de protección necesitas?

Una de las dudas más comunes en las empresas es: «¿Qué puedo hacer con lo que ya tengo?». Si usas Microsoft 365, la diferencia entre las licencias E3 y E5 es clave para tu estrategia de cumplimiento

¿Qué puedes proteger con Microsoft 365 E3?

Las licencias Microsoft 365 E3 ya incorporan un conjunto muy sólido de funcionalidades de Purview que cubren la mayoría de necesidades de protección y cumplimiento en organizaciones medianas y grandes.

Con E3, puedes:

Clasificar y etiquetar la información

• • • Uso de etiquetas de confidencialidad para identificar datos sensibles (p. ej. información personal, financiera o interna).
    • Aplicación de cifrado y controles de acceso basados en dichas etiquetas.
    • Clasificadores automáticos para detectar información sensible de forma consistente.

Prevenir la pérdida de datos (DLP)

• • • Políticas de Prevención de Pérdida de Datos en Exchange, SharePoint, OneDrive y Teams.
    • Bloqueo o aviso ante el envío accidental de información sensible por correo o su compartición externa.

Auditoría y cumplimiento

• • • Auditoría estándar de actividades de usuarios y administradores.
    • Funcionalidades básicas de eDiscovery para responder a requerimientos legales.
    • Gestión de retención y eliminación de la información según políticas corporativas.

En resumen, Microsoft 365 E3 permite proteger los datos, reducir errores humanos y cumplir con las normativas más habituales, siendo una base muy sólida para la mayoría de organizaciones.

¿Qué añade Microsoft 365 E5 en Purview?

Para organizaciones con mayores exigencias de seguridad, cumplimiento o gestión del riesgo interno, Microsoft 365 E5 da un paso más allá.

Con E5, además de todo lo anterior, se incorporan capacidades avanzadas como:

Gestión de riesgos internos

• • • Identificación de comportamientos de riesgo (fugas de información, robo de IP, uso indebido de datos).
    • Más de 100 indicadores listos para usar, apoyados en machine learning.
    • Análisis del contexto del usuario y priorización de incidentes.

Protección adaptativa del dato

• • • Ajuste dinámico de las políticas DLP en función del nivel de riesgo del usuario.
    • Controles más estrictos para usuarios de alto riesgo y mayor flexibilidad para perfiles de bajo riesgo.

eDiscovery Premium

• • • Investigaciones legales más avanzadas.
    • Análisis de grandes volúmenes de información.
    • Reducción de tiempos y costes en procesos legales y de cumplimiento.

Auditoría avanzada

• • • Retención ampliada de logs.
    • Mayor visibilidad sobre actividades críticas.

En definitiva, E5 está pensado para organizaciones que necesitan un control más profundo del riesgo, una respuesta más rápida ante incidentes y una gobernanza del dato mucho más avanzada.

Purview y seguridad avanzada también para pymes: Business Premium

Tradicionalmente, muchas de estas capacidades estaban reservadas a licencias Enterprise. Sin embargo, Microsoft ha dado un paso clave para las pymes.

Recientemente, ha lanzado nuevos productos complemento para Microsoft 365 Business Premium, que facilitan el acceso a soluciones avanzadas de Seguridad y Purview a un coste reducido.

Entre ellos destacan:

Microsoft Defender Suite for Business Premium

Permite reforzar la protección frente a amenazas con:

• • • Defender para Office 365.
    • Defender para Endpoint.
    • Defender para Identity y Cloud Apps.

Microsoft Purview Suite for Business Premium

Acerca capacidades de gobierno y protección del dato como:

• • • eDiscovery y auditorías avanzadas.
    • Gestión de riesgos internos.
    • Protección de la información y DLP mejoradas.

Defender & Purview Suite for Business Premium

Una opción combinada que unifica seguridad y gobierno del dato, ideal para pymes que buscan una protección integral sin dar el salto a licencias Enterprise.

Estas suites permiten a las organizaciones empezar a proteger sus datos de forma avanzada sin un incremento desproporcionado de costes, alineándose con los nuevos retos de seguridad y cumplimiento.

¿Por qué deberías tener en cuenta Purview?

La protección y el gobierno del dato ya no dependen únicamente de firewalls o antivirus. Hoy es imprescindible saber qué datos tenemos, cómo se usan y cómo evitar que salgan de la organización de forma indebida.

En SCC te ayudamos a entender el modelo de licenciamiento, diseñar una estrategia de protección y gobierno del dato e implementar Microsoft Purview de forma alineada con las necesidades reales de tu organización.

Contacta con nuestro equipo de expertos en Seguridad y te acompañaremos en la definición de tu hoja de ruta con Microsoft Purview, desde el análisis inicial hasta su puesta en marcha.